Si tratta di una dichiarazione con la quale l'interessato dichiara di conoscere stati, fatti o qualità personali che lo riguardano o che riguardano terze persone, ma dei quali egli abbia diretta conoscenza. E' sufficiente sottoscrivere l'istanza davanti al dipendente incaricato di riceverla oppure inviarla per posta, pec, fax o terza persona con allegata fotocopia del documento di identità del dichiarante.
La dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà non deve essere autenticata, tranne nei seguenti casi:

• deve essere presentata a soggetti privati che non consentono all'uso dell'autocertificazione;
• concerne la riscossione da parte di soggetti diversi dall'interessato di benefici economici (riscossione di pensioni, contributi, etc).

Non può riguardare dichiarazioni di impegno con le quali si manifesti la volontà di fare o non fare qualcosa in futuro.

Non può essere utilizzata per le procure, anche se rivolte ad una Pubblica Amministrazione, mentre è ammessa per le deleghe.

La dichiarazione può essere resa anche da non residenti.
Coloro che intendono rilasciare dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà devono essere maggiorenni.
Per i minori, la dichiarazione va sottoscritta dal genitore esercente la potestà o dal tutore; per gli interdetti, la dichiarazione va sottoscritta dal tutore; per gli inabilitati e per i minori emancipati, la dichiarazione deve essere sottoscritta dall'interessato con l'assistenza del curatore.
La dichiarazione di chi non può firmare è raccolta dal dipendente incaricato previo accertamento dell'identità del dichiarante.
Anche i cittadini stranieri possono rendere tale dichiarazione nei casi seguenti:

• per i cittadini appartenenti all'Unione Europea alle stesse condizioni dei cittadini italiani;

• per i cittadini di Stati non appartenenti all'Unione Europea, regolarmente soggiornati in Italia, purché essa riguardi stati, fatti o qualità personali attestabili da enti pubblici italiani.

Alla dichiarazione non autenticata deve essere allegata fotocopia di un documento di identità valido del dichiarante (costituiscono validi documenti di identificazione:la carta di identità, la patente di guida, il passaporto, il libretto di porto d'armi, le tessere di riconoscimento rilasciate da pubbliche amministrazioni a loro dipendenti, i libretti di pensione, la patente nautica ed il patentino di abilitazione alla conduzione di impianti termici).

La dichiarazione sostitutiva non autenticata è gratuita.
Per la dichiarazione sostitutiva autenticata i costi sono i seguenti:

• € 15,14  in carta legale;
• €  0.26 in carta libera. 

• DPR n. 445/2000
  Testo Unico sulla documentazione amministrativa
  (artt.38 e 47)
• Legge 7 agosto 1990 n.241
  Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi.

Le dichiarazioni false espongono a responsabilità penale e comportano la decadenza dal beneficio ottenuto.
Le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà possono essere usate anche tra soggetti privati che vi consentano.
Non possono essere sostituiti con tali dichiarazioni i certificati medici, sanitari, veterinari, di origine, di conformità CE, di marchi e brevetti.
La validità temporale delle dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà permane finché non mutano i fatti oggetto di dichiarazione.
Fa eccezione la dichiarazione di antimafia; in questo caso la validità temporale è di sei mesi a norma del decreto legislativo n.490/94.