Protocollazione dei documenti in arrivo e gestione documentale

Ultimo aggiornamento:

Venerdì, 29 Maggio 2020

Descrizione

La protocollazione dei documenti in arrivo viene effettuata nei giorni lavorativi in orario di apertura al pubblico dell'Ufficio Protocollo e Messi.

Modalità di richiesta

Vengono protocollati documenti cartacei e documenti digitali.

I primi possono in alternativa:

  • essere consegnati a mano all'ufficio Protocollo e Messi in orario di aprtura al pubblico;
  • spediti al Comune di Sesto Fiorentino, Piazza Vittorio Veneto 1, 50019 Sesto Fiorentino, specificando il Settore o il Servizio al quale sono indirizzati.  I documenti cartacei devono essere inviati sempre e soltanto all'indirizzo indicato (sede centrale dell'Ente) e non alle sedi decentrate.

 

I documenti digitali devono essere trasmessi esclusivamente  all'indirizzo di pec istituzionale protocollo@pec.sesto-fiorentino.net,salvo che non sia individuata dall'Ente una modalità di trasmissione diversa con particolare riferimento ai servizi on line attivati.

Il software di gestione del protocollo informatico invia in automatico la conferma della registrazione e il numero di protocollo assegnato all'indirizzo del mittente. E' possibile comunque chiedere all'Ufficio Protocollo e Messi l'invio di una nuova ricevuta di consegna telefonando ai recapiti sopra indicati o scrivendo alla casella protocollo@comune.sesto-fiorentino.fi.it

Documentazione da presentare

Nel caso di invio di documenti digitali sono accettati i seguenti formati:

  • Documenti di testo: Pdf/A, docx/OOXM, ODT
  • Calcolo: xls, xslx, ods
  • Immagini raster: BMP TIFF, JPEG, PNG
  • Immagini vettoriali: DXF, Shapefile, SVG, DWG
  • File audio: MP3
  • File video: MPEG4
  • File archivio: .zip e .rar
  • File non binari “in chiaro”: XML e i suoi derivati
  • TXT con specifica della codifica del carattere adottata (Character Encoding)
  • Messaggi di posta elettronica Eml e tutti i formati conformi allo standard RFC 2822/MIME

Tempi

La protocollazione dei documenti consegnati a mano avviene immediatamente; per gli altri documenti avviene di norma entro 24 ore dalla loro ricezione, fatto salvo quanto sopra indicato in relazione all'orario di apertura al pubblico dell'ufficio.

Nel caso in cui ciò non sia stato possibile protocollare il documento entro le 24 ore, viene comunque registrata la data di effettiva ricezione.

I documenti trasmessi tramite pec si considerano pervenuti nel momento in cui sono stati consegnati al server di posta del Comune anche se protocollati successivamente.

Informazioni

Per richiedere una verifica del ricevimento di una pec da parte del Comune è necessario inoltrare all'indirizzo protocollo@comune.sesto-fiorentino.fi.it  la mail di consegna ricevuta al proprio indirizzo pec.

Avvertenze

Nel caso in cui vengano trasmessi documenti sottoscritti digitalmente il mittente è tenuto a verificare che il certificato di firma sia stato valido al momento della sottoscrizione del documento e che siano rispettati tutti gli standard previsti dal CAD (D. Lgs. 82/2005) per la validità della firma digitale.

Il software di gestione del protocollo informatico verifica la validità della firma prima di procedere alla protocollazione. I documenti contenenti firme non valide non vengono protocollati; i problemi riscontrati vengono comunicati al mittente a cura dell'ufficio.

Normativa di riferimento

DPR 445/2000

D. Lgs. 82/2005

Linea guida Agid

Reclami ricorsi opposizioni

FORME DI TUTELA AMMINISTRATIVE E GIURISDIZIONALI

Nei confronti del provvedimento finale può essere proposto ricorso al giudice amministrativo entro il termine di decadenza di 60 giorni dalla comunicazione/notificazione, dalla pubblicazione o dalla conoscenza del provvedimento stesso, secondo quanto previsto dal D.Lgs. 2 luglio 2010, n. 104.

In alternativa può essere presentato ricorso al Presidente della Repubblica entro il termine di decadenza di 120 dalla comunicazione/notificazione, dalla pubblicazione o dalla conoscenza del provvedimento stesso, secondo quanto previsto dal D.P.R. 1199/1971.

POTERE SOSTITUTIVO

In caso di inerzia del personale dirigenziale il potere sostitutivo è attribuito al Segretario Generale, in base alla deliberazione del Commissario Straordinario n. 31 del 29 settembre 2015, assunta con i poteri della Giunta

 

Riferimenti e contatti

Ufficio
Protocollo e Messi comunali
Referente
Antonia Emanuele, Marina Mansani
Responsabile
Luisa Sarri
Indirizzo
Piazza Vittorio Veneto, 1
Tel
0554496446, 0554496355
E-mail
protocollo@pec.sesto-fiorentino.net
Orario di apertura
lunedì, giovedì e venerdì dalle 8.30 alle 13.30; martedì dalle 15.00 alle 18.00

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